Las nota de pedido es un tipo de documento contable que sirve para solicitar productos o servicios a una empresa. De esta manera se verifica si el proveedor puede abastecer dichos productos y sus características. Es importante destacar que no se trata de un documento oficial y, por ende, este no promete la entrega de la mercancía. Existen diferentes ejemplos de nota de pedido, es por ello que es recomendable que consultes diferentes ejemplos para poder elaborar la tuya propia sin problemas.
Diferencia entre orden de compra y nota de pedido
Tanto la orden de compra como la nota de pedido son documentos utilizados en el proceso de compra, pero se utilizan en momentos diferentes y tienen propósitos diferentes.
Una nota de pedido es un documento que se utiliza para solicitar bienes o servicios a un proveedor. Este documento puede ser creado por un departamento de compras, un gerente de proyecto u otra persona dentro de una organización. La nota de pedido suele incluir información sobre el producto o servicio solicitado, la cantidad, el precio y cualquier otra especificación necesaria.
Por otro lado, la orden de compra es un documento legal que se utiliza para formalizar una compra después de que se haya acordado el precio y otros términos con el proveedor. Este documento es creado por el comprador y enviado al proveedor para indicar que se ha aceptado su oferta. La orden de compra incluye información detallada sobre los bienes o servicios comprados, el precio, la cantidad, los términos de pago, el plazo de entrega, las condiciones de garantía, entre otros.
En resumen, la principal diferencia entre una nota de pedido y una orden de compra es que la primera es una solicitud de cotización o solicitud de oferta, mientras que la segunda es un documento legal que formaliza la compra y establece los términos y condiciones específicos de la transacción.
¿Qué debe constar en la nota de pedido?
Para que una nota de pedido sea válida ha de constar la siguiente información:
- Fecha de emisión.
- Nombre y domicilio del comprador.
- Nombre y domicilio de la empresa.
- Desglose de productos requeridos con características.
- Número de orden.
- Forma de pago.
- Modificaciones al precio.
- Firma del comprador.
- Firma del empleado autorizado.
Proceso de la nota de pedido
Para emitir la nota de peidido se ha de seguir un proceso, en base a las necesidades de la empresa que la solicita y a las características de los productos. Una vez la nota de pedido es emitida, ésta se envía y se acepta, o no, para realizar el contrato de compra-venta de la mercancía.
El proceso de la nota de pedido puede variar ligeramente dependiendo de la organización, pero en general, implica los siguientes pasos:
- Identificar la necesidad: El primer paso en el proceso de la nota de pedido es identificar la necesidad de un producto o servicio en la organización. Esto puede ser realizado por un departamento de compras, un gerente de proyecto u otra persona dentro de la organización.
- Crear la nota de pedido: Una vez que se ha identificado la necesidad, se crea la nota de pedido. Este documento debe incluir información detallada sobre el producto o servicio solicitado, la cantidad, el precio y cualquier otra especificación necesaria.
- Obtener la aprobación: Antes de enviar la nota de pedido al proveedor, es posible que deba obtener la aprobación de un supervisor o gerente para asegurarse de que la compra esté dentro del presupuesto y se ajuste a las necesidades de la organización.
- Enviar la nota de pedido: Después de obtener la aprobación, se envía la nota de pedido al proveedor. Este puede ser enviado por correo electrónico, fax o correo postal, dependiendo de los procedimientos establecidos por la organización.
- Confirmación de recepción: Una vez que el proveedor ha recibido la nota de pedido, debe enviar una confirmación de recepción. Esta confirmación puede ser en forma de correo electrónico, fax o una llamada telefónica.
- Verificar la entrega: Cuando el proveedor entrega los productos o servicios, se debe verificar que se hayan entregado los elementos solicitados y que cumplan con los requisitos especificados en la nota de pedido.
- Pago: Por último, se realiza el pago al proveedor de acuerdo con los términos establecidos en la nota de pedido y se archiva el documento para fines de registro y contabilidad.
En general, el proceso de la nota de pedido es un paso importante en el proceso de compra y es fundamental que se sigan los procedimientos establecidos por la organización para garantizar una compra efectiva y eficiente.
Quién firma la nota de pedido
Por lo general, la nota de pedido es creada y firmada por un miembro del departamento de compras o por un gerente de proyecto, ya que estas personas tienen la autoridad para solicitar y adquirir bienes o servicios en nombre de la organización.
Sin embargo, dependiendo del tamaño y estructura de la organización, también puede ser firmada por otros miembros del equipo, como un supervisor o gerente de departamento, siempre y cuando tengan la autorización para realizar compras en nombre de la organización.
En cualquier caso, es importante que la persona que firma la nota de pedido tenga la autoridad y responsabilidad para realizar la compra en nombre de la organización y que se sigan los procedimientos internos establecidos para solicitar y adquirir bienes o servicios.
Modelo de nota de pedido
Elaborar una nota de pedido no es una tarea muy complicada, no obstante te recomendamos que consultes la siguiente plantilla de nota de pedido para descargar, de esta manera tendrás una guía para realizar la tuya.