Cuando hablamos de un proceso administrativo nos referimos en el ámbito empresarial a una serie de actos regidos por unas reglas, políticas y actividades establecidas dentro de una organización. Conoce la importancia de tener a mano un buen ejemplo de proceso administrativo para sacar el máximo potencial a tu empresa y de la mano de este ejemplo o modelo crea tu propio procedimiento administrativo.
Qué es el proceso administrativo y por qué es importante
Entre los ejemplos de documentos administrativos encontramos el proceso administrativo que es clave para que la actividad de la empresa tenga una gestión correcta. Mediante este procedimiento las tareas de administración se interrelación entre ellas y forman un proceso integral que contribuye a la persecución de los objetivos y de las necesidades de la empresa.
Si te cuestionas cuál es la importancia del proceso administrativo debes saber que se basa en dos pilares: en la previsión y en el control de los recursos. Para ello, es clave que las políticas de cada proceso administrativo se lleve a cabo de forma efectiva y simple.
Estructura y partes de un procedimiento administrativo
Antes de conocer la estructura de un modelo de proceso administrativo, es relevante aprender a diferenciar entre dos fases. La primera, la fase mecánica que se centra en qué hacer y utiliza los recursos necesarios para hacerlo y la segunda fase que es la dinámica. Esta última se basa en el cómo y comprenden cada una de las actividades del procedimiento administrativo.
A la hora de redactar un proceso administrativo debes tener en cuenta las siguientes partes o estructura:
- Planificación: es lo que se va a hacer por anticipado, los objetivos, la meta, quién y cuándo se va a hacer y con qué recursos. Es decir que hablamos de los objetivos y los pasos a seguir.
- Organización: establece un timing en relación en al personal y el trabajo y se basa en la coordinación de la tareas, actividades y los recursos. Tanto la planificación como la organización forman parte de la fase de mecánica.
- Dirección: en esta parte de un ejemplo de proceso administrativo se trabaja la influencia interpersonal de los empleados a través del liderazgo empresarial, la motivación y la comunicación.
- Integración: Manera en que se combinan y relacionan las distintas áreas de una empresa para lograr el adecuado funcionamiento de la organización. Este proceso se considera una fase esencial dentro del proceso administrativo
- Control: se trata de medir los resultados reales con los resultados planeados con el fin de perseguir una mejora continua. La dirección y el control entran dentro de la fase dinámica.
Normalmente en cualquier modelo o ejemplo de proceso administrativo se detectan estas cuatro partes. No obstante, pueden añadirse dos más la integración y la previsión que se centra en el diagnóstico de la información.
Consejos para optimizar el proceso administrativo en tu empresa
Algunas de las mejores prácticas para optimizar el proceso administrativo en una empresa incluyen la digitalización, la estandarización, la eliminación de actividades innecesarias y la automatización de procesos repetitivos. También es importante establecer metas y objetivos realistas, medir el progreso y capacitar a los empleados en las últimas tendencias y prácticas del mercado. A continuación, te presentamos los mejores consejos para optimizar el proceso administrativo en tu empresa:
- Pasa a la digitalización: Optimiza los soportes en los que almacenas la información y evita perder tiempo buscando documentos.
- Automatiza procesos: Identifica procesos repetitivos y encuentra maneras de automatizarlos.
- Estandariza procesos: Desarrolla procesos estandarizados para hacer que los flujos de trabajo sean más eficientes.
- Elimina actividades innecesarias: Identifica procesos o actividades que no agregan valor y elimínalos.
- Establece metas y objetivos realistas: Define metas y objetivos claros y alcanzables para la empresa.
- Mide todo: Utiliza indicadores clave de desempeño para medir el progreso hacia tus metas y objetivos.
- Capacita a los empleados: Mantén a los empleados actualizados sobre las últimas tendencias y prácticas del mercado.
- Establece un plan de acción: Establece un plan de acción con fechas límite y responsables asignados.
- Delega: Aprende a delegar tareas para que puedas centrarte en las tareas más importantes y estratégicas.
- Haz un seguimiento del tiempo: Realiza un seguimiento del tiempo que se dedica a cada tarea para poder identificar áreas donde se puede mejorar la eficiencia.
- Usa herramientas de gestión de proyectos: Utiliza herramientas de gestión de proyectos para organizar y planificar proyectos.
- Fomenta la comunicación abierta: Establece una comunicación abierta y efectiva entre los miembros del equipo.
- Simplifica los procesos: Simplifica los procesos tanto como sea posible para aumentar la eficiencia.
- Fomenta la creatividad y la innovación: Fomenta la creatividad y la innovación dentro del equipo para encontrar nuevas soluciones a problemas antiguos.
- Usa la tecnología adecuada: Usa la tecnología adecuada para mejorar los procesos y la eficiencia.