El organigrama de una empresa es muy importante para establecer la estructura interna del negocio ya que, por medio de esta herramienta, tendrás la posibilidad de conocer y estudiar desde el número de áreas, hasta las funciones que se realizarán dentro de ellas. A continuación te mostraremos algunos ejemplos de software organigrama para que entiendas mejor como desarrollarlo en tu empresa.
Pasos para crear un organigrama
Un organigrama es un documento visual que representa la jerarquía de tus trabajadores dentro de un área, llegando a mostrar, en algunos casos, la interconectividad entre áreas. Para tenerlo más claro, es la figura de una cadena de mando que va de arriba hacia abajo. Lo importante es que el gráfico represente el orden y las ramas de las áreas del negocio.
A continuación, te mostramos un ejemplo de los pasos a seguir para un buen desarrollo de un organigrama.
- Identificar y definir la jerarquía del trabajo y cómo esta recorrer la cadena de mando. En este punto, es necesario perfilar las obligaciones de cada trabajador y cómo estas obligaciones se relacionan con quien tenga por encima y por debajo en la cadena.
- Segmentar los departamentos. Una vez identificados los trabajadores y sus tareas, es el momento de agruparlos en diferentes departamentos y jerarquizarlos dentro del mismo.
- Asignar responsabilidades a los grupos que se han establecido. Esta es la forma ideal para detectar si hay algún trabajo que se ha duplicado en diferentes departamentos y que, por lo tanto, habría que depurar.
- Establecer el ámbito de control de cada uno de los puestos de la jerarquía. Con “ámbito de control” nos estamos refiriendo precisamente al alcance de las decisiones de cada trabajador y cómo estas decisiones inciden en el trabajo del resto.
- Simplificar la información y su representación visual. Un mayor número de información no hace que un organigrama sea mejor por sí mismo. De hecho, el mejor organigrama es el que exhibe la información justa de la forma más intuitiva posible.
- Ir de arriba a abajo (o de izquierda a derecha). Es más fácil que partas del CEO de una empresa y, a partir de él, vayas desarrollando y definiendo las diferentes ramificaciones de los departamentos pertinentes. Porque, si empiezas por abajo, será mucho más difícil detectar y determinar las estructuras de poder.
- Trabajar la visión global del organigrama. Al buscarse en esta representación visual, todos los departamentos y trabajadores deben encontrarse a ellos mismos con facilidad. Dicho de otra forma: sé transparente y no te dejes áreas sin plasmar.
- Determinar cómo puede ayudar el organigrama a la toma de las decisiones. Usa los indicios visuales del gráfico para entender con profundidad cómo circulan las decisiones a lo ancho y largo de los equipos de una empresa. Y, una vez con esa información, reflexiona sobre cómo mejorar estos flujos de trabajo.
Las mejores herramientas para hacer organigramas online
A continuación te mostramos una serie de ejemplos de empresa donde se desarrollan las mejores herramientas para hacer software de organigramas online.
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Google Docs
Se trata de una web-app que puedes utilizar en cualquier navegador, basada en la nube y que puedes compartir con el resto de tu equipo, de modo que podéis colaborar entre equipos en tiempo real. En el menú complementos, se puede acceder a un conjunto de herramientas con las que podemos crear diagramas (Mindmeister, Gliffy, Lucidchart) que luego puedes exportar a Word, PDF, EPUB, página web, etc.
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Canva
Canva es un programa gratuito que nos permite crear, entre otras cosas, presentaciones tipo Power Point, pero también sirve para preparar organigramas. Hay que registrarse, sí, pero a cambio nos ofrece una enorme cantidad de plantillas que puedes adaptar a tu gusto para diseñar el organigrama de la empresa. Se pueden añadir marcos, líneas o formas, y podemos agregar imágenes de nuestro propio equipo. Así, puedes añadir la cara de cada cargo al organigrama. También se pueden personalizar los colores o las tipografías.
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Lucidchart
Un programa muy fácil de utilizar, donde generaremos el organigrama a partir de una hoja de cálculo como las de Excel o Google Sheets. Puedes importar los datos desde tu equipo, que aparecerán en forma de organigrama. Solo tendrás que editarlo para añadir o suprimir campos, y se puede personalizar con fotos, distintas fuentes, colores, texto, etc Si se produce algún cambio en el organigrama, lo puedes actualizar fácilmente. Además de exportarlo, puedes compartir la URL del organigrama con permisos controlados o insertarlo en una web.
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Gliffy
Basta con acceder a Gliffy para encontrarnos con las diferentes formas que podemos utilizar en el organigrama lado izquierdo y los temas o diseños disponibles lado derecho. Por si fuera poco, pone a nuestra disposición una serie de plantillas que también nos sirven para crear los diagramas. A partir de ahí, lo único que tendrás que hacer será completar el organigrama de tu empresa o equipo de trabajo e imprimirlo o exportarlo a formatos como PDF.
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SmartDraw
Aunque hablamos de generar organigramas online, SmartDraw también cuenta con una versión de escritorio para Windows, así que puedes crearlo en el escritorio u online, donde funciona en cualquier navegador y dispositivo también en Android e iOS. Inicia sesión, elige cuántos niveles quieres que tenga el organigrama y solo tendrás que añadir los datos. SmartDraw se ocupa de alinear los nombres, aplicar el diseño correspondiente, etc. Cuando hayas acabado, puedes exportar el organigrama a PDF, Office o añadirlo a Dropbox, Google Drive, OneDrive, etc.
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Factorial
Estamos ante uno de los programas gratis para diseñar organigramas más simples que hay, ya que lo único que tendremos que hacer es importar los datos de los trabajadores y el organigrama se genera de forma automática. Eso sí, se crea un organigrama horizontal donde aparecen el nombre de cada empleado, su foto, rango, etc. La clave de Factorial es mantenerlo siempre actualizado, de modo que si un trabajador logra un ascenso, se incorpora a la empresa o la deja, el cambio se plasme de forma automática en el organigrama. Si pinchas sobre el trabajador, accederás a su perfil.
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Microsoft Visio
Es un software de diagramas y flujo de trabajo que te genera organigramas, diagramas de flujo y otros tipos de diagramas técnicos con facilidad.
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Edraw Max
Es un software de diagramas y gráficos que te ayuda a crear organigramas, diagramas de flujo, mapas mentales y otros tipos de diagramas con una interfaz fácil de usar.
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Gliffy
Es una herramienta en línea que te ayuda a crear organigramas y otros tipos de diagramas de forma sencilla y en tiempo real.
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Canva
Es una alternativa interesante, se trata de una herramienta de diseño gráfico en línea que se utiliza para crear organigramas, presentaciones, publicaciones en redes sociales, tarjetas de presentación y otros tipos de materiales gráficos.
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Org Chart Creator
Es una alternativa de generación de organigramas en línea que se utiliza para crear organigramas y visualizar la estructura organizativa de una empresa.
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Pingboard
Es un software o herramienta de creación de organigramas en línea que se utiliza para crear organigramas y visualizar la estructura organizativa de una empresa.