En la actualidad, la digitalización se ha convertido en un aspecto crucial en prácticamente todas las industrias. Y, entre ellos, destaca el sector legal. Con la llegada de nuevas tecnologías y el aumento de la demanda de unos servicios legales que funcionen de forma rápida y eficaz, la digitalización se ha convertido en una herramienta fundamental para los abogados y asesorías de todo el mundo.
¿Qué ventajas ofrece? La digitalización permite que las asesorías puedan automatizar muchas de sus principales tareas. De este modo, los profesionales pueden concentrarse en otras labores más importantes y estratégicas para sus clientes. Además, también les aporta mayor flexibilidad, permitiéndoles trabajar de forma más eficaz y rápida desde cualquier lugar y en cualquier momento. Todo esto, sin mencionar el gran avance en seguridad y protección de datos que la digitalización y las herramientas digitales para asesorías han aportado a la situación actual.
Por estos motivos, es crucial para que los bufetes y asesorías puedan adaptarse a los tiempos que corren, incluyendo programas que les ayuden a digitalizar su trabajo. A continuación, encontrarás algunos ejemplos de software que pueden ser muy útiles en el proceso de digitalización de una asesoría. ¡Toma nota!
7 soluciones tecnológicas Para Agilizar Los Procesos De Tu Asesoría
Existen muchas plataformas digitales que se pueden utilizar en el ámbito legal. Podemos destacar las siguientes opciones:
1. Holded
Si bien no se trata de un software para asesorías específico, Holded puede ser de gran ayuda a la hora de digitalizar y automatizar tareas en una asesoría o un bufete. Nos permite integrar y gestionar todas las operaciones de varios departamentos de forma eficiente y rápida.
La función principal de Holded es unificar y controlar la gestión de todas las áreas de la empresa en una sola plataforma. Permite gestionar desde la creación de facturas, nóminas, finanzas e, incluso, las ventas y los clientes. Todo ello es posible gracias a su CRM integrado.
Sin embargo, si algo hay que destacar de Holded son sus herramientas de automatización. Con ellas, podemos ahorrar mucho tiempo y dinero en la automatización de tareas repetitivas, sin necesidad de intervención humana. Esto reduce también el porcentaje de errores en facturación y contabilidad.
Aunque se trata de un software para empresas en general, Holded tiene mucho para aportar a una asesoría. En resumen, cumple un rol fundamental a la hora de automatizar y hacer nuestro trabajo más eficiente.
2. Fastcase
Si hay algo que siempre es necesario en esta profesión, es investigar y encontrar información que pueda ser relevante o de ayuda para el caso que estamos tratando. Fastcase es una plataforma online que funciona como base de datos donde abogados y asesores legales pueden acceder a miles de recursos legales en línea.
Desde su creación, Fastcase cuenta con una amplia variedad de recursos y siempre ha resultado ser muy útil. Pero, su reciente unión con vLex la ha convertido en la herramienta definitiva para encontrar todo lo que necesitemos en este campo.
En concreto, Fastcase ofrece una búsqueda avanzada entre millones de recursos, lo que nos permite buscar y encontrar lo que estamos buscando. Su búsqueda permite filtrar y analizar los resultados, lo que hace que, con el input adecuado, no tengamos que estar buscando entre resultados genéricos que no nos sirven.
A su vez, cuenta con una interfaz muy intuitiva y una herramienta de automatización para crear, de manera sencilla y en poco tiempo, formularios y documentos legales. Con Fastcase, reduciremos sustancialmente el tiempo de investigación y podremos ser más productivos con cada caso.
3. DocuSign
La firma en un documento, sobre todo si es legal, cumple una función muy importante. La firma le da validez, reconocimiento e indica que, quien sea que lo haya firmado, ha leído y aceptado las condiciones descritas en él.
Se trata de un paso que no se puede evitar, pero que, desafortunadamente, a menudo causa más de un dolor de cabeza. Estar detrás de una persona varios días o semanas para que firme un documento es una práctica muy común que nos hace perder mucho tiempo.
El uso de programas como DocuSign puede simplificar mucho este proceso. Se trata de una herramienta en la que se pueden enviar documentos para que sean firmados de manera electrónica. De este modo, podemos ahorrar mucho tiempo en gestiones superfluas.
Gracias a los metadatos y la trazabilidad, la firma digital hecha a través de DocuSign tiene la misma validez que una firma hecha a mano sobre un papel. Podemos, además, hacer un seguimiento del documento y saber quién o cuándo lo ha firmado. Todo ello con los máximos protocolos de seguridad y siguiendo la normativa vigente. Por tanto, el uso de la plataforma DocuSign nos ayudará a dar un gran paso hacia la digitalización y automatizar las firmas de contratos y documentos en nuestra asesoría o bufete.
4. Lawgeex
Seguramente hemos escuchado hablar de la inteligencia artificial. Es el tema del momento y, según anuncian, tiene un gran futuro y no tardará en llegar a todos los sectores para ayudar, en cierto modo, a simplificar el trabajo.
En el mundo legal y de las asesorías, aún no se está viendo un gran avance, pero sí que podemos encontrar herramientas que utilizan la IA en el campo legal para asistir en las tareas diarias.
Lawgeex es un claro ejemplo de esto. Se trata de un programa que utiliza la inteligencia artificial para analizar y revisar contratos y documentos legales. El término acuñado es CRA ―Contract Review Automation― y se encarga de revisar todos los documentos en búsqueda de errores o incongruencias.
A la hora de trabajar con grandes volúmenes de documentos, Lawgeex puede hacer que ahorremos mucho tiempo. No solo se encarga de subrayar y notificar fallos, también propone alternativas y posibles soluciones, siempre según las políticas legales que se hayan preestablecido.
Programas como Lawgeex son los que sirven para ejemplificar cómo la IA puede ser una herramienta de apoyo al trabajo humano de cara al futuro y no una amenaza.
5. Dropbox
Puede parecer básico, pero disponer de espacio de almacenaje lo suficientemente grande y ordenado es primordial para el correcto funcionamiento de una asesoría. Todo asesor o abogado trabaja a diario con cientos de documentos legales que necesitan estar almacenados de manera ordenada. Sin embargo, a la vez, necesitan estar a mano para cuando sea necesario consultarlos.
La digitalización en una asesoría permite que todos estos documentos pasen de un formato físico a uno digital. No obstante, pese a ello, necesitaremos un lugar donde poder almacenarlos de forma cómoda y ordenada. En este caso, Dropbox nos proporciona un servidor en la nube en el que poder subir, descargar o consultar en línea todos los archivos y documentos que necesitemos.
Al ser en la nube, nos aporta flexibilidad. Por un lado, porque podemos extender el espacio a nuestra disposición siempre que queramos y acorde a las necesidades del momento. Por otro, porque podemos acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo, siempre que tengamos conexión a internet.
6. Trello
La colaboración y la gestión de proyectos individuales y colectivos es un gran campo en el que es recomendable lanzarse a la digitalización para aumentar la eficiencia y la productividad de una asesoría. En el día a día, hay muchas tareas que llevar a cabo y en las que necesitaremos la ayuda o colaboración de otros colegas en el bufete. Trello es una aplicación que se encarga de facilitar la gestión de tareas, permitiéndonos ser más productivos y centrarnos en lo que realmente necesitamos en ese momento.
Una de las principales ventajas que ofrece Trello es su capacidad para organizar los proyectos de forma sencilla y visualmente cómoda, en forma de tarjetas o paneles. Funciona como una especie de tablero virtual que, siguiendo el método kanban, nos permite visualizar el conjunto del proyecto.
Sin embargo, también incluye filtros y nos permite personalizar la interfaz de manera que solo visualicemos determinadas tareas. Puede ser una categoría particular de tareas, un proyecto específico o solamente aquellas con vencimiento más cercano. Nosotros decidimos qué y cuándo verlo.
Desde el punto de vista de la automatización, Trello nos proporciona la opción de automatizar el envío de recordatorios o notificaciones sobre la actualización del estado de determinadas tareas. También facilita la gestión, ya que podemos supervisar el trabajo y en qué punto se encuentran las tareas de otros compañeros.
Finalmente, Trello también es compatible con otras herramientas de gestión y una infinidad de dispositivos. De este modo, podemos tener una gestión más completa, gracias a la integración con otras aplicaciones. Con ello, nos permite trabajar de forma cómoda y flexible debido a su amplia compatibilidad. Aunque no lo parezca, Trello puede aportar mucho en el proceso de digitalización y automatización de una asesoría.
7. ContractExpress
ContractExpress es un programa de automatización centrado principalmente en la rama legal, que ayuda a que asesorías y bufetes a crear y gestionar contratos de forma rápida, cómoda y eficiente.
Con ContractExpress, podremos crear contratos, tanto simples como complejos, de forma automática y según las preferencias y especificaciones que necesitemos en el momento. Gracias a las plantillas preestablecidas y personalizables, en pocos minutos podemos tener listo un contrato completo sin necesidad de redactarlo desde cero.
Además, podemos integrar ContractExpress con otras herramientas de gestión, de modo que aumentemos aún más la automatización y digitalización de nuestros procesos, convirtiéndonos en una asesoría moderna y, sobre todo, productiva.