¿Has escuchado hablar sobre el retrotiming? Si trabajas en la planificación de eventos, es posible que este término te sea conocido. Pero, si es la primera vez que lo escuchas, en este artículo aprenderás qué es, por qué es importante y verás un ejemplo para entenderlo mejor.
Lo primero que debes saber es qué es el retrotiming. En concreto, se trata de un documento en el que se establecen las funciones y tareas que deben realizarse para cumplir con un proyecto o un evento en el lapso de tiempo se estableció inicialmente. Por tanto, con el uso de esta herramienta, no se deja de lado ningún aspecto del proyecto.
Es decir, funciona como una especie de calendario en la que se establecen todas las tareas que se deben desarrollar, así como el momento en el que deben llevarse a cabo. El formato de retrotiming puede hacerse en papel, pero también en formato digital. De hecho, existen software de gestión de proyectos que incluyen la creación de este calendario entre sus funciones.
Importancia del retrotiming
La relevancia de este formato radica en el hecho de que es un instrumento de organización que permite poner por escrito todas las actividades que deben realizarse para cumplir con una tarea principal. En organización de eventos, es un documento que no puede faltar porque sirve para organizar todos los aspectos de este, desde el diseño de las invitaciones hasta el catering.
Si bien su principal uso es en la organización de eventos, lo cierto es que el retrotiming puede usarse en la gestión de cualquier proyecto sin importar su sector o tamaño. En estos casos, permite cumplir con todas las partes del proyecto y poder gestionarlo de forma completa y efectiva.
Parte de la importancia de esta herramienta radica en que permite aprovechar mejor el tiempo y el presupuesto disponible. Al utilizar un formato que indique lo que debe hacerse antes, durante y después del proyecto, se puede planificar mejor las diferentes tareas y el tiempo de ejecución. Por tanto, permite optimizar todos los recursos disponibles.
Cómo planificar una campaña con retrotiming
El primer paso para planificar una campaña, un proyecto o un evento con un retrotiming es hacer un primer contacto con el cliente y asentar todo lo que surja de esta reunión. Si bien puede tomarse nota por escrito, hay softwares ERP que también tienen funciones de CRM para gestionar las relaciones con los clientes.
En esa primera reunión o en una posterior, el cliente presentará el briefing a la agencia o empresa. Es decir, aquello que busca para satisfacer su necesidad. Tomando como base este nuevo documento, la empresa elaborará el retrotiming y la propuesta que será presentada al cliente.
Si el cliente está de acuerdo, se comenzará a trabajar tomando como base lo establecido en la plantilla que incluye. Los principales aspectos serán la fecha de inicio y finalización del proyecto, así como los pasos o tareas que se harán para poder alcanzar los objetivos propuestos.
Y, si quieres empezar a utilizar esta metodología en tu empresa o negocio, te mostramos un ejemplo. Aquí tienes una plantilla descargable para usar el retrotiming y organizar mejor el trabajo:
Plantilla de retrotiming y seguimiento de proyectos
En definitiva, con el retrotiming, puedes organizar mejor tu trabajo y aprovechar tanto el tiempo como el dinero. Si aún no lo has usado, es momento de comenzar y disfrutar de todas sus ventajas.