Un acta es un documento escrito en el que se deja constancia aquello que ha sucedido, tratado y acordado en una reunión o junta. En este caso, un acta de inventario físico deja constancia la existencia de ciertos productos, materiales o bienes en un lugar determinado. Además, también se da de de las condiciones físicas en las que se encuentra. Puedes emplear el siguiente ejemplo de acta de inventario físico, que se encuentra dentro de los ejemplos de actas, de este artículo. De esta forma podrás identificar este tipo de modelo de acta y poder entender su información, así como las razones por las que se te pueda exigir firmarla.
Qué es el acta de un inventario
Un acta de inventario es un documento que se utiliza para registrar y detallar los bienes, materiales o productos que una empresa, organización o individuo tiene en su posesión en un momento determinado.
Esta acta incluye información importante como la descripción de los artículos, la cantidad de cada uno, el estado en que se encuentran, su valor y cualquier otra observación relevante que pueda ser útil para futuras referencias o auditorías.
Cómo redactar el acta de inventario físico
te explicaré cómo redactar un acta de inventario físico.
- Encabezado: Lo primero que debes hacer es colocar el encabezado del acta, indicando el nombre de la empresa, el departamento, la fecha y el objetivo del inventario.
Ejemplo: Acta de Inventario Físico de la empresa XYZ, Departamento de Almacén, realizado el 8 de marzo de 2023 con el objetivo de registrar los bienes existentes al cierre del año fiscal. - Descripción de los bienes: En la primera columna del acta, se debe detallar la descripción de los bienes o productos que se están inventariando, junto con sus características y números de serie o códigos de identificación.
- Cantidad: se debe registrar la cantidad de cada producto o bien que se encuentra en el inventario.
- Estado: se debe indicar el estado de cada producto o bien, ya sea nuevo, usado, en buen estado o en mal estado, entre otros.
- Observaciones: se deben incluir observaciones o notas relevantes que puedan ser útiles para futuras referencias o auditorías, como posibles defectos o problemas encontrados.
- Firma y aprobación: Finalmente, el acta debe ser firmada y aprobada por el encargado del inventario y un representante de la empresa, indicando que la información registrada en el acta es precisa y completa.
¿Cuáles son los objetivos de un acta de inventario físico?
Como hemos comenta, el acta de inventario físico deja constancia de los productos que se encuentran en un lugar. Pero, además, cumple con otros objetivos:
- Describe si el inventario cumple con las reglas.
- Ubica en un tiempo y en un lugar el inventario al que el acta hace referencia.
- Reunir la información del inventario en un acta para ser presentada a la autoridad.
Así pues, el acta de inventario físico es una especie de comprobante de la información del inventario en la que se deja patente el tipo de productos, materiales o bienes que hay en un lugar y en qué estado se encuentran. El acta debe ir firmada por los presentes en la reunión o junta.
Modelo de acta de inventario físico
A continuación encontrarás un ejemplo de acta de inventario físico para descargar. Puedes editarla para incluir tus datos o usarla como referencia, de esta manera podrás comprender mejor los objetivos del acta de inventario físico así como reconocerla si te encuentras en frente de este tipo de documento.
Dentro del modelo de acta de inventario tienes que añadir:
- Fecha
- Lugar
- Cantidad
- Producto
- Marca
- Observaciones
- Horas
- Firmas