La requisición de compra es un documento administrativo en el que se expone la solicitud de adquisición de un producto o servicio a nivel interno de la empresa. Normalmente se envía desde un sector concreto de la entidad al departamento de compras o finanzas, que se encarga de emitir el pedido o rechazarlo. Te mostramos en este artículo un ejemplo de requisición de compra para que conozcas en profundidad todos los datos que debes incluir.
Es relevante saber que en ocasiones se confunde el término de la requisición de compra con la orden de compra, pero es un error porque su uso y destinatarios son diferentes. La diferencia entre una orden de compra y una requisición de compra es que el segundo caso hablamos de un documento interno y en el caso de la orden de compra es un documento externo que se envía a los proveedores.
Un documento de requisición de compra puede ser emitido por cualquier área de la empresa como por ejemplo: marketing, almacén, logística, informática o recursos humanos. Y una vez obtiene el aprobado del departamento de compras, se procede a crear la orden de compra.
Modelo de requisición de compra
Existen una gran variedad de ejemplos válidos de este tipo, a continuación encontrarás un ejemplo de requisición de compra que puedes personalizar y diseñar luego a medida para tu empresa, donde queda reflejado todas las necesidades y la cantidad de unidades que se necesitan.
Un modelo de requisición de compra se divide en diferentes partes, la estructura suele contender los siguientes datos:
- Departamento emisor de la solicitud de compra, el número de referencia de la misma y fecha de envío a al departamento de compras.
- Descripción del producto a adquirir, indicando una referencia.
- Especificaciones como los materiales o el rendimiento.
- Número de unidades a adquirir.
- Criterios para la comprobación del pedido como el packaging o el embalaje externo.
- Garantías.
- Otros datos de interés.
- Plazo de entrega requerido.
- Lugar de recepción.
- Costes adicionales y seguro.
- Firma autorizada por el responsable de compras.
No olvides que en el apartado de datos de interés o de observaciones generales se puede ampliar la información exponiendo otros productos sustitutivos o similares cuando éste no se encuentre en stock.
Con la finalidad de que la orden de compra luego llegue en perfectas condiciones se debe escribir en el criterio de comprobación del pedido todas las particularidades y condiciones.